Tout comprendre aux provisions sur charge

C’est quoi les provisions sur charges ?

En comptabilité, une provision sur charge est une somme d’argent préservée en vue d’une future dépense. À la fin de l'exercice comptable, la provision sur charge est réévaluée en fonction de ce qui a été réellement dépensé.

Le monde de la location a repris ce terme pour désigner les charges que paient chaque mois les locataires au propriétaire et dont ce dernier doit s’acquitter.

Tous les mois, le locataire paie donc des charges locatives en avance avant une régularisation à la fin d’année. Le propriétaire d’un logement dans le cas d’une copropriété paie chaque année des charges (entretien de la résidence, espaces communs, espaces verts, gardiennage…), il a le droit de reporter une partie de ces charges sur le locataire.

On parle alors de charge récupérable. Toutes les charges ne le sont pas. Le propriétaire par exemple ne peut pas abuser et demander le paiement de la taxe foncière. Il y a aussi des différences selon qu'il s'agit d'une location meublée ou d’une location vide.

Charges récupérables vs charges non récupérables

Répercuter les charges locatives sur les locataires est important, encore faut-il les connaître en détail.

Si en tant que propriétaire, vous ne les connaissez pas (vous avez fait votre achat locatif dans l’année). Il suffit de demander au syndic de copropriété le montant annuel réglé les années précédentes pour avoir une idée du montant à demander au locataire.

Quelles sont les charges récupérables ?

Les charges récupérables par le propriétaire sont mentionnées dans la Loi du 6 juillet 1989 et le Décret n°87-713 du 26 août 1987.

• Les ascenseurs et monte-charges sont une charge qui peut être répercutée sur le locataire. Il s’agit des dépenses d’électricité, de fonctionnement, de l’achat de matériel, des petites réparations.
• L’eau froide, l’eau chaude et chauffage collectif : tout ce qui sert à l’entretien des parties communes et des parties extérieures, les petites réparations.
• L’entretien de l’intérieur de la copropriété : ce qui comprend les dépenses d’électricité, les réparations, les dépenses en personnel d’entretien.
• L’entretien des espaces extérieurs, notamment les places de parking, les espaces verts et tous les frais qui vont avec.
• Les différentes taxes : la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), la taxe de balayage ou encore la redevance assainissement.
• Les frais s’il y a un employé d’immeuble, un gardien ou un concierge, les salaires peuvent être récupérés, certains frais non, cela dépend si la personne est logée sur place. 

Quelles sont les charges non récupérables ?

A contrario de nombreuses charges ne peuvent pas être récupérées sur le locataire par le propriétaire. Il s’agit pour beaucoup de charges qui ne profitent qu’au propriétaire et pas au locataire, il ne peut donc y avoir de report. Il s’agit notamment : 

• Des travaux de gros œuvre comme le ravalement de façade, le changement de toiture ;
• Des frais internes à la copropriété : recharge ou remplacement des extincteurs… ;
• Des honoraires du syndic de copropriété ;
• Des primes d’assurance de l’immeuble ;
• Du remplacement des boites aux lettres.

Comment s’effectuer le paiement des provisions sur charges ?

Le règlement des charges locatives récupérables sur le locataire peut se faire de deux manières. 

Le locataire peut régler tous les mois les charges en complément de son loyer ou alors tous les trimestres. Il s’agit à proprement des provisions sur charges. Cela donne de la visibilité à la fois au propriétaire et aux locataires, qui n’ont pas de grosses charges à régler à la fin d’année lors de la régulation.

L’autre démarche consiste à demander à récupérer les dépenses au cas par cas au moyen de justificatifs (factures, devis). C’est une situation moins fréquente et que l’on retrouve non pas dans les copropriétés, mais davantage dans la location de maisons.

Comment contester les charges de copropriété ?

Tous les ans, le propriétaire reçoit l’arrêté des comptes de la copropriété où sont mentionnées les dépenses. C’est l’occasion pour le propriétaire de déterminer le montant des charges récupérables auprès du locataire et de voir la différence entre les provisions sur charges et le reste à payer.

Il n’existe pas de date exacte pour la régularisation des charges locatives, mais celles-ci doivent avoir lieu au moins une fois dans l’année. On compare le total des provisions et les charges effectivement payées.

Il existe trois situations : 

• Le résultat est égal. Les provisions pour charges ont été correctement calculées et le locataire n’a aucun versement supplémentaire.
• Il y a un trop-perçu. Le locataire a trop versé de provisions sur charges, le propriétaire doit donc lui reverser le surplus. Le locataire est en droit de demander à verser moins de charges locatives l’année suivante.
• Il y a un moins-perçu. Les charges locatives ont été sous-évaluées. Le propriétaire peut demander la régularisation auprès du locataire en fournissant tous les justificatifs nécessaires (factures, décomptes…) pour démontrer le bien-fondé de son action.

Le mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit aussi envoyer tous les documents au locataire. À savoir, le décompte des charges locatives (électricité, eau…), le mode de répartition des charges, et une note de calcul si besoin sur le mode de calcul du chauffage et de production de l’eau chaude. Toutes ces informations et justificatifs doivent être à disposition du locataire sur demande pendant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte.

Le cas de la régularisation tardive

En cas d’oubli ou de maladresse, un propriétaire peut réclamer au locataire pendant 3 ans les charges au locataire, et ce, même si ce dernier a quitté le logement. Si un locataire n’a pas payé les charges qu’il devait en 2024, le propriétaire est en droit de lui demander jusqu’en 2027. Cela fonctionne aussi dans l’autre sens. Un locataire qui aurait trop versé pour en provisions sur charge, ne peut pas demander un remboursement au-delà des 3 ans.

Toutefois, si ce rappel tardif est dû à une faute du propriétaire et si sa demande est définie comme “déloyal ou brutal”, le juge des contentieux peut annuler la procédure. À noter aussi que le locataire peut demander un paiement échelonné sur 12 mois des charges non régularisées initialement.